ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y EFICIENTE PARA SUPERAR LA TORRE DE BABEL DE UNA CONSTRUCCIÓN

Bogotá, Julio de 2016. ¿Los planos impresos de una obra serán cosa del pasado?, Para Rodrigo Rubio, Gerente de operaciones de Arpro Arquitectos Ingenieros S.A, la respuestas es sí. Ese rollo de planos extendidos con dificultad en algún lugar de una obra, difíciles de consultar y volver a enrollar, y cuyo número crece cada vez que hay una modificación, generando muchas confusiones, parece ser cosa del pasado. La firma anunció la adopción de nuevas tecnologías, como la administración documental y eficiente, que cambia dramáticamente el proceso de la construcción.

Ya utilizada en otros países del mundo, ahora adecuada por Arpro para el caso colombiano, dando como resultado la Plantilla Arpro, la administración documental y eficiente refleja una estructura que se convierte en la síntesis de la estandarización documental, ampliando y profundizando la planeación de obra y promoviendo procesos de construcción de mayor calidad. La inversión en estos procesos alcanza la cifra de 300 millones de pesos.


¿Cómo funciona en la práctica la administración documental y eficiente?

Una administración documental eficiente solo funciona en la práctica cuando todos los actores involucrados en un proyecto están alineados con los protocolos de elaboración, identificación, e intercambio de planos y documentos. Todos los consultores deben estar atendiendo a un estricto control de versiones, comprometidos con los parámetros que deben incluir en sus documentos para poder recibirlos. Ese protocolo de intercambio de información es clave fundamental para poder gestionar adecuadamente los planos. En ARPRO estamos implementando este tipo de administración documental en seis proyectos actualmente en curso, entre los cuales se destacan ATRIO (Bogotá), TELESKOP (Bogotá) y SAMANES (Tocaima).

 

¿A quiénes beneficia la administración documental y eficiente?, ¿qué deja atrás esta tecnología?, ¿qué cosas pasan a ser parte del pasado en el proceso de construcción?

Este proceso beneficia al propietario, a los consultores y al constructor en varios aspectos: en primera instancia, facilita la identificación y rápida evaluación de cualquier cambio de diseño en cuanto a su impacto en tiempo y costo, permitiendo mejores decisiones gerenciales. En segunda instancia, reduce significativamente la posibilidad de errores al garantizar el uso exclusivo de los planos vigentes en obra.

Cabe recordar que uno de los fenómenos frecuentes en las obras en Colombia es la utilización de planos obsoletos por alguno de los múltiples contratistas involucrados en una obra y demás personal en campo. En tercera instancia, esta gestión documental es el primer paso hacia la introducción de otras tecnologías de soporte relacionadas con el trabajo colaborativo tipo “BIM” y el uso de simulaciones tridimensionales del proceso constructivo. Para correr hay que caminar primero. Si no hay juicio en el control de planos, ni hablar de modelos tri-dimensionales o protocolos BIM.

 

¿Cómo está estructurada la sala digital?

La “SALA DIGITAL”, por lo cual puede instalarse en cualquier computador dentro de una obra menor, o puede estar dispuesto con múltiples pantallas táctiles en un espacio exclusivo cuando se trata de una obra de gran formato y alto volumen de planos. La SALA DIGITAL se adapta a las necesidades de cada obra, y no al contrario, como suele suceder con sofisticadas plataformas tecnológicas que hay en el mercado. Su costo es bajo y su funcionamiento es completamente intuitivo: no requiere de capacitación especial de ningún tipo pues simplemente permite ir accediendo a los diferentes planos haciendo “click” en los vínculos automáticos que se generan en cada documento.

 

El acceso a la sala digital es claramente abierto a todos los involucrados en la obra. Ahora bien, si es imprescindible una estricta disciplina de producción, entrega y control de planos, así como una gestión de archivos cuidadosa que debe realizar la gerencia de construcción. La mayor satisfacción que hemos tenido es ser testigos en nuestros proyectos de reuniones del maestro de obra con sus oficiales y ayudantes alrededor de la pantalla, recorriendo la información y explicando el proyecto. Los contratistas externos también acuden a este recurso para dirigir sus esfuerzos.

 

¿Cómo son las eficiencias en situaciones y cifras de una construcción que se realiza con esta herramienta?

Las eficiencias obtenidas con una herramienta de administración documental como la SALA DIGITAL de ARPRO son múltiples: se acelera la búsqueda de información de forma notoria, con lo cual permite a los equipos de la obra entender profundamente los planos. Esto hace posible detectar posibles conflictos e interferencias en sus trabajos de manera oportuna. La información está disponible no solo en cualquier computador de obra, sino que se lleva al sitio de obra en tabletas digitales de muy sencilla operación. Se garantiza la consulta exclusiva de planos vigentes por todas las partes involucradas. La cantidad de re-procesos disminuye, la estimación de costos y tiempos es más precisa, y por último, permite al equipo de construcción concentrarse en la planeación y ejecución de sus actividades sin distraerse en la “interpretación” de planos.

 

¿Un caso concreto de la aplicación de esta tecnología en Colombia?

El proyecto ATRIO, donde contamos con una SALA DIGITAL dispuesta en el centro del campamento de obra con servicio permanente, abierto a cualquier colaborador desde un ayudante de obra hasta el director. Incluso, a los visitantes se les invita a interactuar con la herramienta para conocer el proyecto. Su fácil utilización requiere apenas la realización de “clicks” sucesivos sobre los planos correspondientes. Permite la realización de anotaciones sobre cualquier documento para elaborar una solicitud de información y garantiza que un proyecto con cientos de planos de diferentes especialidades tenga una consulta impecable accediendo siempre a la versión vigente de cada consultor.

 

En síntesis, un factor crítico de éxito para los procesos de construcción es el acceso y consulta eficiente de las instrucciones que se deben ejecutar en obra. Esa vieja práctica del “palo” de madera sujetando copias maltrechas por todo el sitio de obra – práctica común en nuestro medio – es un síntoma de la poca valoración que le hemos venido dando a los planos y documentos en nuestra industria. Es tiempo de utilizar los medios adecuados para registrar y consultar las “instrucciones” que gobiernan las tareas de los múltiples equipos en el sitio de construcción. Hay que superar la Torre de Babel de la construcción para pasar a un Idioma Universal, sencillo y eficiente.

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